RGPD, CGV, CNIL et freelance : pourquoi répondre aux obligations légales ?
Naviguer dans le monde de l’entreprise en solo sans une connaissance approfondie de la réglementation, c’est comme voguer sans boussole. Les risques sont nombreux et les conséquences peuvent être désastreuses. En tant que professionnel indépendant du bien-être, vous êtes soumis à plusieurs codes et lois qui encadrent votre activité, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) , le Code de la Santé Publique, le Code de la Consommation. Vous devez obligatoirement passer par la création de documents officiels pour sécuriser votre entreprise et d’autant plus si vous avez une activité non réglementée : telle que les praticiens du bien-être ( reflexologue, naturopathe, hypnothérapeute, phytothérapeute ) c’est le cas aussi pour devenir praticien en aromathérapie . Nous aborderons ce point spécifique dans une des parties de cet article.
Sans documents légaux, que risque – t-on en tant que Freelance ?
Ignorer ces obligations peut entraîner de lourdes sanctions. Vous n’imaginez pas à quel point cela peut complètement mettre votre activité en péril mais aussi vous mettre vous – même en prison .
N’oublions pas les différents scandales qui ont éclaté au grand jour, notamment pour des thérapeutes se prenant pour des médecins ou encore des charlatans qui prônent le jeûne pour guérir du cancer !
Alors parce qu’un petit rappel, ne fais jamais de mal, voici les principaux risques auxquels vous pourriez être confronté :
- Exercice illégal de la médecine : L’article 4661.1 du Code de la Santé Publique est clair. Si vous êt’es praticien du bien-être, vous n’êtes pas un médecin et ne devez en aucun cas vous présenter comme tel, ni utiliser des termes suggérant un acte de soin ou de guérison. Toute confusion peut vous exposer à 2 ans d’emprisonnement et 30 000 € d’amende. En formation, tout un lexique est spécifié pour que vous ne puissiez pas vous tromper. Des astuces concrètes sont prodiguées pour rester dans un cadre légal ! D’ailleurs, si votre page mygooglebusiness est refusée: vérifiez bien le vocabulaire employé ( les termes médicaux entraînent systématiquement un bannissement de votre page !)
- Pratique commerciale trompeuse : Liée au Code de la Consommation, cette infraction peut vous coûter jusqu’à 2 ans d’emprisonnement et plus de 300 000 € d’amende. La transparence sur vos prestations et leurs effets attendus est primordiale. Par exemple, vous ne pouvez pas prétendre pouvoir faire perdre 4kg en 5 jours à vos clients ( sauf si vous l’avez démontré par des études !) .Ne soyez pas trop gourmand dans vos offres et résultats sinon vous pourriez bien le regretter !
- Défaut d’information précontractuelle : Toujours en vertu du Code de la Consommation, le manque d’informations claires avant la vente d’un service peut entraîner des amendes allant jusqu’à 75 000 €. Avez vous mis vos conditions générales de ventes ? Les avez vous transmises à vos client ??
- Non-respect du RGPD : Le non-respect du Règlement Européen sur la Protection des Données Personnelles peut mener à des amendes colossales, pouvant atteindre jusqu’à 5 ans d’emprisonnement et 300 000 € d’amende. La gestion des données de vos clients est une responsabilité majeure. Soumis minimisé, ce règlement est une obligation légale pour toute entreprise ou association vous ne pourrez pas y échapper !
Ces risques sont réels et souvent méconnus. Se mettre en conformité est donc une nécessité pour la pérennité de votre activité.
Valorisez votre légitimité et votre professionnalisme
Au-delà des sanctions, se conformer à la réglementation est une preuve de votre professionnalisme et renforce votre légitimité. Cela vous permet d’officialiser votre pratique, d’être transparent avec vos clients et de garantir votre sécurité juridique. C’est aussi un moyen de vous différencier et de construire une relation de confiance avec votre clientèle. Dans le cadre d’une activité d’auto entreprise ou de profession libérale non réglementée, il est important dès le début de la création de sa société de partir du bon pied. Ne seriez vous pas rassuré de contacter un professionnel pour un service spécifique qui vous montrerait patte blanche dans son activité ?
Alors je vous propose d’aborder les 3 documents légaux indispensables à votre activité de freelance : les conditions générales de vente, la politique d’information des données, et le registre des traitements des données.
Les documents légaux indispensables
Pour vous protéger et assurer la conformité de votre entreprise, trois documents sont essentiels :
1. Les Conditions Générales de Vente (CGV)
Les CGV sont le contrat qui vous lie à vos clients. Elles doivent être rédigées avec précision et mises à disposition de vos clients avant toute prestation. Elle protège votre client mais aussi votre activité ! Souhaitez vous réellement perdre du temps avec des litiges clients et des procédures juridiques interminables en cas de conflit ?
Alors pour remédier à cela, voici les 5 informations légales obligatoires à y faire figurer :
- Identité complète du praticien ou de l’entrepreneur : Soyez précis sur votre statut. Pour les praticiens du bien-être : n’utilisez jamais le terme « thérapeute » si votre profession n’est pas médicalement reconnue. Privilégiez des termes comme « praticien en bien-être » ou « praticien en [votre spécialité] ». Insistez sur le fait que vous proposez des pratiques complémentaires et non une substitution à un avis médical. Nous travaillons en formation sur cette thématique pour créer vos propres phrases d’activité pour ne pas déroger à la loi ! C’est contrôlé , c’est validé vous pouvez publié !
- Nature et prix des prestations : Décrivez clairement les services que vous proposez, leurs tarifs, l’application ou non de la TVA, et les éventuels frais de déplacement (kilomètres, péage, parking, hébergements, repas). La transparence tarifaire est cruciale pour éviter les litiges. Affichez vos prix dans vos locaux, sur votre site internet, votre fiche Google My Business ou vos réseaux sociaux est une nécessité dans vos CGV !
- Nom et coordonnées du médiateur à la consommation : L’adhésion à un service de médiation à la consommation est obligatoire. Renseignez-vous auprès de votre syndicat professionnel, car des tarifs préférentiels sont souvent disponibles. Ne négligez pas cette partie. Le coût est souvent peu onéreux (environ 50€/par an). Aussi, il serait dommage d’avoir une amende de plusieurs milliers d’euros pour cet oubli
- Droit de rétractation : Les règles varient selon le type de vente. Pour les ventes à distance (formations en ligne, ebooks), le droit de rétractation peut être limité si le produit est accessible immédiatement. Pour les services en présentiel, un délai de 14 jours est généralement applicable. Spécifiez clairement les modalités et fournissez un formulaire de rétractation si nécessaire. En fonction des articles ou services que vous proposez vous pouvez choisir d’allonger les droits de rétractation ( élément différenciant pour la concurrence !)
- Responsabilité et durée d’engagement : Définissez le périmètre de votre responsabilité et, pour les accompagnements sur plusieurs séances, précisez les conditions d’engagement (modification du montant, durée d’engagement, facturation en cas d’interruption, etc.). Les freelances ont tendance de plus en plus à proposer des abonnements, des forfaits, des packs sur plusieurs semaines, mois ! Aussi vos durées d’engagement doivent être notées noir sur blanc !
2. La Politique d’Information des Données Personnelles (RGPD)
Ce document explique à vos clients comment vous collectez, utilisez et protégez leurs données personnelles. Vous y retrouverez :
- Votre identité et vos coordonnées.
- Les finalités de la collecte : Pourquoi collectez-vous ces données (mailing, inscription, etc.) ?
- Les types de données collectées : Nom, prénom, mail, numéro de téléphone, données de santé (particulièrement sensibles), etc.
- Les bases légales : Pourquoi êtes-vous autorisé à collecter ces données ?
- La durée de conservation des données.
- Les destinataires des données (sous-traitants comme Brevo, Calendly, Google Meet, etc.).
- Les transferts de données hors Union Européenne.
- Le caractère obligatoire ou facultatif de la collecte.
- Les droits des personnes : Accès, rectification, suppression, opposition, portabilité.
Tous ces points que j’aborde en formation, vous permettent de créer rapidement des documents officiels et sécuritaires pour votre entreprise en tant que travailleur indépendant.
3. Le Registre des Traitements de Données (CNIL)
Ce registre est un outil interne qui recense tous les traitements de données personnelles que vous effectuez. Il est indispensable en cas de contrôle de la CNIL et prouve votre conformité au RGPD. Il doit inclure :
- Les parties prenantes : Responsable du traitement, sous-traitants, co-responsables.
- Le temps de conservation des données.
- Les catégories de données traitées (y compris les données sensibles comme les informations médicales).
- La finalité des traitements.
- Les destinataires des données.
- Les mesures de sécurité et mises en place.
- Les transferts de données hors Union Européenne.
- L’analyse d’impact si nécessaire.
Cela vous paraît flou et vous êtes allergique à la paperasse, rassurez vous des solutions clé en main existent, je vous en parlerai dans quelques instants !
Comment établir ces documents légaux ?
La tentation est grande d’utiliser des modèles gratuits trouvés sur internet. Cependant, ces ressources sont rarement adaptées à la spécificité de votre activité. Pour une protection optimale, il est fortement recommandé de faire appel à un professionnel du droit, tel qu’un avocat spécialisé dans votre domaine. Il existe néanmoins des solutions peu coûteuses pour avoir à disposition des templates personnalisés en fonction de votre activité : CGV adaptées, page spécialisée sur la protection des données et registre prêt à l’emploi pour être dans la légalité !
Ces documents doivent être conservés en lieu sûr, idéalement dans un coffre-fort numérique. Les CGV et la politique de confidentialité doivent être transmises à vos clients en amont de toute prestation (par mail, affichage dans vos locaux, sur votre site internet, ou via un logiciel dédié). La signature des documents n’est pas toujours obligatoire, mais leur mise à disposition est impérative.
RGPD, CNIL, et CGV : passez à l’action et sécurisez votre activité !
Rgpd, cnil et cgv en tant que freelance sont des obligations quelque soit votre activité ! La complexité de la réglementation peut sembler intimidante. Cependant, se conformer n’est pas seulement une obligation, c’est aussi un investissement dans la pérennité et la crédibilité de votre entreprise. Alors ne penseriez vous pas que ce serait une belle opportunité d’avoir les documents clés en main adaptés à votre activité et une personne attitrée pour les vérifier ? Vous gagneriez de la sécurité, du temps , de l’argent mais surtout votre crédibilité en tant que Freelance !
Envie de maîtriser chaque aspect de la réglementation spécifique à votre profession sans jargon juridique et avec des conseils pratiques ?
Notre ebook en ligne « Thérapeute en Règle : Votre Guide Pratico-Pratique des Obligations Légales » est conçu pour vous !
- Contenu adapté à chaque profession freelance et notamment pour celles du bien-être : Que vous soyez sophrologue, naturopathe, coach en bien-être, ou praticien en hypnose, nos modules sont spécifiquement conçus pour répondre à vos besoins.
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- Tous les documents modèles inclus : Accédez à des modèles de CGV, politique de confidentialité et registre des traitements, validés par des experts.
- Astuces d’experts : Apprenez des erreurs à éviter et découvrez les meilleures pratiques pour une conformité sans faille.
- Mises à jour régulières : La législation évolue, et notre formation aussi ! Restez informé des dernières modifications pour une protection continue.
Ne laissez plus la réglementation être un frein à votre développement !
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